E-facturatie via Peppol wordt de standaard: ben jij er klaar voor?

Wat is e-facturatie en waarom is het belangrijk?

Bij e-facturatie denken nog veel mensen aan het versturen van pdf-facturen via de mail. Maar een e-factuur is echt iets anders dan een pdf. Een echte e-factuur verstuur en ontvang je in een gestructureerd elektronisch formaat, meestal XML in UBL-standaard. Alle gegevens staan dus op een vaste, herkenbare plek staan zodat softwaresystemen de informatie volledig automatisch kunnen inlezen en verwerken.

Door het proces te automatiseren en standaardiseren voorkom je heel wat mogelijke fouten: geen onvolledige of verdwaalde facturen meer, geen dubbel werk en geen discussie over wie wat wanneer heeft ontvangen. Omdat de verwerking volledig automatisch verloopt, levert dat niet alleen gemak op, maar ook een concreet financieel voordeel: snellere verwerking betekent ook sneller betaald krijgen.

E-facturatie zorgt dus voor structurele verbeteringen in je bedrijfsvoering. Denk aan:

• Lagere administratiekosten en minder fouten;
• Snellere betalingen en betere cashflow;
• Betere gegevensnauwkeurigheid en minder risico op dubbele betalingen.

Voor bedrijven in de bouw, installatie of GWW/infra is dat essentieel. Facturen komen uit verschillende projecten, van diverse leveranciers, met elk hun eigen vervaldatum. Door dat proces te automatiseren, werk je efficiënter, verklein je risico’s en houd je grip op je financiële stromen. Bovendien draagt het ook bij aan een duurzamere bedrijfsvoering, want papieren facturatie behoort voorgoed tot het verleden!

Wat is Peppol?

Peppol, ofwel Pan-European Public Procurement Online, is een Europees netwerk dat zakelijke digitale communicatie via een veilige en gestandaardiseerde manier mogelijk maakt. Het combineert een wereldwijd ‘adresboek’ met een gestandaardiseerd verzendkanaal. Organisaties die zich aansluiten krijgen een uniek identificatienummer en kunnen facturen automatisch en betrouwbaar versturen naar andere aangesloten partijen. Peppol begon als een standaard voor overheidsopdrachten, maar wordt steeds meer omarmt als de standaard voor zakelijke digitale communicatie.

Europa als digitale versneller

Met de aankomende verplichting per 1 januari 2026 is België is niet het enige land dat stappen zet. Zo is e-facturatie al wettelijk verplicht in Italië en Frankrijk. Elk land doet dit in eigen tempo, maar de richting is helder: gestructureerde elektronische communicatie wordt de nieuwe norm.

Dat steeds meer landen kiezen voor verplichte e-facturatie via het Peppol-netwerk, heeft ook gevolgen voor Nederlandse organisaties. Doe je bijvoorbeeld zaken met een Belgische klant of leverancier, dan moet ook jij per 1 januari 2026 e-factureren via het Peppol-netwerk.

Ben je dus internationaal actief, dan moet je anticiperen op internationale wetgeving. Door nu al klaar te zijn voor Peppol, voorkom je verrassingen én laat je zien dat je een betrouwbare en toekomstbestendige partner bent.

4PS Construct: e-facturatie en veel meer

Met 4PS Construct verstuur én ontvang je eenvoudig e-facturen via Peppol, volledig geïntegreerd met je bestaande projectadministratie en boekhouding. Zo heb je altijd inzicht in de actuele status van je facturen én projectkosten. We werken hiervoor samen met erkende Peppol Access Providers. Zo garanderen we een stabiele en wettelijk conforme oplossing, direct vanuit je vertrouwde ERP-omgeving.

Maar e-facturatie is slechts één onderdeel van een veel bredere digitaliseringsslag. Door alle processen, van offerte tot nazorg te digitaliseren, werk je efficiënter, voorkom je fouten en houd je grip op marges.