Haalt de bouwnijverheid alles uit de Microsoft 365 licentie?

1 – Microsoft Teams: iedereen doet maar wat

Van nobele onbekende tot onmisbaar onderdeel van uw werkdag; er zijn maar weinig softwareprogramma die in zo’n korte tijd de hele wereld veroverden. Om u een beeld te geven, cijfers van Microsoft laten zien dat dagelijkse gebruikers van Teams wereldwijd verdubbelde in slechts in jaar tijd. Van 75 miljoen naar 145 miljoen, en die groei is nog lang niet over!

U werkt dus hoogstwaarschijnlijk ook met Microsoft Teams maar merkt u dat:

• Bepaalde afdelingen al 10 verschillende teams hebben opgezet, en andere geen?
• Uitvoerders Microsoft Teams enkel gebruiken om te vergaderen met collega’s en externen?
• Bepaalde afdelingen nog steeds tekstbestanden heen en weer sturen via e-mail?

Herkent u dit? Dan is het tijd om werk te maken van een Teams-beleid samen met de Microsoft 365-experts van Be-Sync! Ga met Be-Sync om tafel zitten en grijp controle over uw Teams-omgeving. Samen brengen we in kaart wie een team mag aanmaken, zetten we alle aangemaakte Teams-kanalen op een rij, onderzoeken we welke externe partijen toegang hebben tot uw Microsoft Teams omgeving en maken we werk van een logische mappenstructuur voor het bewaren van documenten in Teams.

Tip: Spreek in de organisatie af dat u voortaan geen documenten meer heen en weer mailt maar alles centraal bewaart en deelt vanuit Teams. Dit voorkomt heel wat zoekwerk naar het juiste document in uw mailbox.

2 – We vergaderen veel, maar schrijven niks op

Vergaderen in Microsoft Teams biedt een enorme tijdwinst, dat is na twee jaar intensief online vergaderen duidelijk. Maar wist u dat Microsoft inmiddels veel handige features toegevoegde die u misschien nog niet gebruikt maar wel een grote toegevoegde waarde hebben voor bedrijven in de bouwnijverheid? Een mooi voorbeeld is het automatisch bijhouden van een transcriptie tijdens een overleg.

In de bouwnijverheid werkt u vaak samen met collega’s van andere afdelingen of met professionals van externe partijen aan bouwprojecten of servicelocaties. Goede notulen bijhouden van wat er tijdens vergaderingen werd besloten is een must; gemaakte afspraken staan op papier en collega’s hebben altijd iets om naar terug te grijpen bij twijfel.

Met de automatische transcriptie functie in Microsoft Teams is notuleren nu heel wat sneller en eenvoudiger! Microsoft maakt hiervoor gebruik van kunstmatige intelligentie die realtime spraak omzet naar tekst. U hoeft zich voortaan dus geen zorgen te maken over notuleren, zet gewoon de kunstmatige intelligentie in Teams aan het werk en voorkom zo fouten tijdens de uitvoer van uw project!

3 – We communiceren via allerlei kanalen, maar niemand weet wat er speelt

Berichten van uitvoerders in Microsoft Teams, mails van HR via Outlook en personeelsmededelingen op een prikbord in de kantine. Bijna dagelijks worden we overspoeld met informatie en snel de juiste informatie terugvinden is daardoor vaak een hele uitdaging. Want ontving u informatie over de nieuwe bedrijfskledij nu via mail of in Teams? Daar brengt u verandering in met Microsoft SharePoint.

SharePoint is zoveel meer dan een platform voor het bewaren van documenten. Met een intranet op basis van SharePoint structureert u documenten en stroomlijnt u de communicatie in uw organisatie. Zet bijvoorbeeld een afdelingssite op voor HR waar collega’s alle informatie terugvinden rondom arbeidsvoorwaarden, vakantieregelingen en huisregels. Op basis van uitgebreide toegangsrechten bent u in staat om voor iedere medewerker een gepersonaliseerd intranet aan te bieden waar collega’s alle informatie en documenten terugvinden die zij nodig hebben om hun werk goed uit te voeren. Berichten voor de hele organisatie belanden niet meer in overvolle mailboxen, maar post u als algemeen nieuwsbericht op het intranet. Iedereen is altijd goed geïnformeerd dankzij de uitgebreide zoekmogelijkheden in SharePoint Online.

Ons advies? Neem onze Microsoft 365-experts onder de arm

U heeft geen tijd om dit allemaal zelf in te richten of uit te zoeken, dat begrijpen we. Daarom kan Be-Sync u stap voor stap helpen met het optimaliseren van uw Microsoft 365-omgeving en het gebruik van Microsoft 365 in uw bedrijf. Wilt u meer weten? Neem contact met ons op en wij vertellen u graag meer over onze Microsoft 365-diensten.