Blogs

KPI-gestuurd werken vraagt om één bron van waarheid

Aannemers en onderhoudsbedrijven moeten zich aanpassen aan een nieuwe manier van uitvragen, waarin KPI’s een centrale rol spelen. Mark van de Vis, New Business Lead bij 4PS, schetst in dit blog wat de worstelingen zijn én biedt oplossingen. “Als je de juiste data vastlegt, kun je sturen op KPI’s en vergroot je de kans op nieuwe opdrachten.”

Meten is weten

Meten is weten. En dat is precies de reden dat KPI’s inmiddels bepalend zijn geworden in vastgoedonderhoud (VGO). Dat heeft te maken met de veranderende manier van samenwerken. Van een kortetermijnsamenwerking op basis van prijs, verschuift die tussen woningcorporaties en aannemers/onderhoudsbedrijven naar een langdurige samenwerking voor meerdere jaren. Die legt Mark van de Vis, New Business Lead bij 4PS, uit: “Juist bij langdurige samenwerkingen zijn KPI’s belangrijk, voor kwaliteit, tevredenheid, communicatie, enzovoort. Hang je daar als woningcorporatie de juiste KPI’s aan en weet je die als aannemer aan te leveren, dan vormt dat een betere basis voor een langdurige samenwerking.”

Controle van KPI’s

KPI’s kunnen op twee manieren worden ingezet. Je kunt achteraf controleren aan de hand van de gestelde KPI’s, maar je kunt ook aan de voorkant al sturen op de te behalen KPI’s. “Die tweede is belangrijk”, zegt Van de Vis. Hij ziet in de praktijk dat de aannemerij in transitie is en ook nog weleens de eerste manier hanteert. “We moeten er met zijn allen op letten dat KPI’s op de juiste manier worden ingezet. Dus juist om zaken rondom samenwerking, gedrag of kwaliteit tijdens het traject bij te stellen. Daar gaan de algehele kwaliteit van het bouwen én de samenwerking op vooruit.”

Drie belangrijke KPI’s

Maar welke KPI’s kies je als aannemer? Welke vinden woningcorporaties belangrijk? Van de Vis noemt er drie: bewonerstevredenheid, first time fix en CO2-uitstoot.

Bewonerstevredenheid. Dit is een breder gedragen thema in de maatschappij en komt dus ook in de VGO-markt terug. “Het is belangrijk dat de kwaliteit goed is, maar ook de communicatie met bewoners. Woningcorporaties verwachten dat aannemers hier hun verantwoordelijkheid in nemen en dit oppakken.”
First time fix. Dit is met name in het dagelijks onderhoud van belang. “Niet dat er drie keer iemand langskomt, de huurder drie keer thuis moet zijn en er veel communicatie over en weer is, maar dat het de eerste keer door de juiste persoon direct wordt verholpen. Anders zijn het pure faalkosten.” Om dit in een keer goed te kunnen doen, is het essentieel dat alle betrokken partijen over de juiste informatie over de klus beschikken (vanuit de corporatie), om er vervolgens de juiste persoon op af te kunnen sturen (vanuit de aannemer).
CO2-uitstoot. Die valt onder de paraplu duurzaamheid. Van de Vis: “De CO2-uitstoot verminderen heeft te maken met de machines die je gebruikt, maar ook met het CO2-label van de gebruikte materialen. Dit is een belangrijke KPI, zeker naar de toekomst toe.”

Een andere denkwijze

Deze nieuwe manier van werken op basis van KPI’s vergt een andere denkwijze. Een traditionele aannemer verandert in een partij die data gaat verzamelen, om zo meten mogelijk te maken en op basis daarvan besluiten te nemen. Kortom: hij gaat datagestuurd werken. Van de Vis: “Hierbij kies je een bepaalde werkwijze omdat uit de gegevens blijkt dat het de juiste keuze is. Andersom kan ook: als blijkt dat iets niet goed werkt, moet er wat veranderd worden. Ook al deed een bedrijf het al 30 jaar op dezelfde manier.” Precies dat laatste is soms best moeilijk, realiseert hij zich. “Iemand die eerst uitvoerder en daarna bedrijfsleider werd, heeft niet geleerd te sturen op data. Dat is een andere kwaliteit. Daar zie je in directies veranderingen plaatsvinden, er komen mensen te zitten die er wel kennis van hebben. Tegenwoordig zijn data-analisten goud waard binnen bedrijven.”

Eén bron van waarheid

Goed, de denkwijze is er. Maar hoe zit het met het verkrijgen van de juiste data? Mark van de Vis pleit hier voor het vastleggen van data in een centrale bron, ofwel: één bron van waarheid, die alle betrokken medewerkers en partijen gebruiken om uit te putten. “Het gaat erom dat we vanaf het begin allemaal dezelfde definitie hebben bij bepaalde termen. Dat heeft te maken met terminologie, maar net zo goed met kosten, prestaties en kwaliteit. Want als er een tienjarenplan wordt uitgewerkt, is het handig als je het ook daar over hetzelfde hebt. Op dat moment wordt het één waarheid en kun je gaan sturen.”

Voorspelbaar werken

Bovendien helpt het een bedrijf efficiënter en beter te werken wanneer alle data in een centraal systeem wordt opgeslagen. “Het is foutgevoelig wanneer data verspreid is over meerdere systemen en iedereen zaken vastlegt op zijn eigen manier. Heb je alles op één plek, dan kun je daarop sturen en ermee de markt op.” Een ERP-systeem kan aannemers en onderhoudsbedrijven hierbij van dienst zijn. Hierin kun je veel data vastleggen, aan de hand waarvan de KPI’s daadwerkelijk kunnen worden geleverd aan woningcorporaties. Van de Vis: “Als je de juiste data vastlegt, kun je sturen op interne KPI’s. Het helpt bij het reduceren van faalkosten. En aan de commerciële kant vergroot het je kans op nieuwe opdrachten, omdat je bewijsmateriaal hebt en de juiste KPI’s kunt aanleveren.”

Hij vervolgt: “Naar de toekomst toe geldt: wie over de juiste data beschikt, daarin kan sturen en dat kan aantonen, die heeft de toekomst. En wie dat niet heeft, gaat het denk ik heel lastig krijgen.” Want volgens Van de Vis wordt het voor bedrijven zonder dit inzicht steeds moeilijker om aan te sluiten bij de eisen van woningcorporaties.

Mark van de Vis

New Business lead