Documentmanagement voor de bouwnijverheid: Be-Sync Informatie Portaal

U verzamelt in de organisatie heel wat documenten rondom projecten en servicelocaties. Hierbij is het belangrijk dat collega’s én ketenpartners snel de juiste documenten weten te vinden. Dat is niet altijd eenvoudig, want documenten zitten uw ERP-systeem 4PS Construct of in mappen op lokale schrijven of in Microsoft SharePoint Online. Goede document management software voor de bouw maakt het een stuk eenvoudiger. Met het Be-Sync Informatie Portaal (BIP) brengt u alle relevante documenten samen in een project- of servicelocatie documentenwebsite. Veilig, snel, altijd up-to-date en 100% papierloos!

Vraag een demo aan

Altijd de juiste documenten bij de hand

In de bouw, GWW/infra en installatietechniek is geen dag hetzelfde en dat heeft ook impact op uw documenten. Projectplanningen worden bijgewerkt, tekeningen veranderen en processen worden geoptimaliseerd. Het is daarom belangrijk dat uw medewerkers altijd toegang hebben tot de meest actuele versie van uw documenten. Dat regelt u met een document management software op maat van de bouwnijverheid. Zo voorkomt u dat collega’s met verouderde informatie aan de slag gaan. Benieuwd hoe het werkt? Bekijk dan deze animatie.

Projectdocumenten delen binnen uw organisatie

  • Naadloze integratie met 4PS Construct

    BIP integreert documenten rondom projecten of servicelocaties uit 4PS Construct op gestructureerde wijze in één centrale omgeving in
    SharePoint Online. Met het BIP zorgt u voor één centrale locatie waar collega’s alle project- en servicelocatie-informatie terugvinden.

  • Grip en controle op projecten en service

    Leg in een template een eenduidige documentenstructuur vast voor projecten of servicelocaties. Deze templates vormen de basis van uw SharePoint Online documentenwebsites. Het BIP werkt met subsites (‘hoofdmappen’ of ‘projectfases’) en met bibliotheken (‘bestandsmappen’).

  • Flexibele en eenvoudige inrichting

    Maak in enkele muisklikken een SharePoint Online documentensite voor uw projecten of servicelocaties op basis van zelf gedefinieerde templates. Gebruikersrollen, beveiligingen en toegangsrechten tot uw documenten legt u vast in deze templates.

Efficiënter informatie uitwisselen met ketenpartners

In de bouw, GWW en installatietechniek wisselt u ook continu informatie uit met collega’s en ketenpartners. Maar hoe geeft u partners veilig inzage in uw 4PS Construct documenten? Hoe weet u zeker dat iedereen de meest actuele bouwtekening bij de hand heeft? Door gebruik te maken van document management software ontworpen voor de bouw. Met BIP maakt u eenvoudig en snel op basis van voorgedefinieerde templates project- of servicelocatie documentenwebsites aan. U bepaalt wie toegang krijgt tot welke documenten en houdt zo grip op uw projecten en servicelocaties.

Deel informatie rondom projecten en servicelocaties ook met ketenpartners

  • Eenvoudig toevoegen van ketenpartners aan uw projecten of servicelocaties

    Geef ketenpartners via BIP eenvoudig toegang tot uw project- of sevicelocatie documentenwebsites in SharePoint Online. Beveiligingen en toegangsrechten legt u vast in de zelf gedefinieerde templates.

  • Houd grip op uw data

    U definieert in BIP welke documentbibliotheken ketenpartners mogen inkijken, bewerken of aanvullen. Zo houdt u grip op uw documenten en krijgen ketenpartners alleen informatie te zien die voor hen relevant is.

  • Centrale locatie zorgt voor één waarheid

    Documenten aangemaakt in 4PS Construct zijn dankzij BIP onmiddellijk zichtbaar in de Microsoft SharePoint Online documentenwebsite. Voegt een ketenpartner een nieuwe bouwtekening toe in uw projectsite? Dan ziet u die meteen bij dit project in 4PS Construct. U heeft één versie van de waarheid waardoor niemand nog met verouderde informatie hoeft te werken.

Aanvullend: BIP-ZoekApp

Heeft u via het BIP toegang tot de documentenwebsites van meerdere projecten- of servicelocatie? Wilt u documenten of informatie zoeken over alle documentenwebsites heen? Dan is onze handige BIP-ZoekApp interessant voor u! Met deze app vindt u snel de gewenste documenten vanuit één centrale zoekapplicatie. De BIP-ZoekApp werkt op basis van Microsoft Power Apps en Power Automate, hierdoor kan deze app snel geïmplementeerd worden in uw bedrijf.

Hoe werkt het Be-Sync Informatie Portaal?

Het BIP is document management software (DMS) speciaal ontworpen voor de bouwnijverheid. Waarschijnlijk heeft u al Microsoft 365 licenties in huis en gebruikt u Microsoft SharePoint Online voor het bewaren, beveiligen en delen van documenten in uw organisatie. Het Be-Sync Informatie Portaal maakt handig gebruik van de uitgebreide functionaliteiten van SharePoint. Op basis van vooraf gedefinieerde templates zet u in slechts een paar muisklikken een volledige project- of servicelocatie documentenwebsite op waar u alle documenten samenbrengt. U bepaalt wie toegang krijgt tot deze omgeving, welke informatie ze mogen inzien en bewerken. Zo faciliteert u snel en veilig samenwerken met collega’s én partners! Investeren in aparte document management software of nadenken over integraties met uw ERP 4PS Construct is verleden tijd met het BIP!

 

visual werking BIP documentmanagement bouwnijverheidU brengt documenten uit 4PS Construct en onder andere Office 365 en CAD-software samen in één project- of servicelocatie documentenwebsite. Daar deelt u snel en eenvoudig informatie met collega’s en partners. Alle stakeholders hebben vanaf elk device altijd real-time inzicht in de juiste informatie. Dankzij deze aan 4PS Construct gekoppelde document management software voor de bouw heeft u altijd één versie van de waarheid. Dat werkt een stuk efficiënter en voorkomt fouten door onjuiste of verouderde informatie. Bent u klaar eenvoudiger en slimmer document management? Tijd voor BIP!

Meer weten?

Faciliteer efficiënt documenten delen met ketenpartners met geïntegreerd documentmanagement – download de brochure hier!

Be-Sync

Be-Sync is al 15 jaar actief in de bouwbranche met het ontwikkelen en implementeren van specifieke ICT-oplossingen rondom het Microsoft SharePoint Online platform voor het beheer van documenten, toegankelijk maken van projectinformatie en het automatiseren van formulieren- en werkstromen. Be-Sync helpt bedrijven bij het optimaal benutten van alle mogelijkheden van Microsoft 365, het inrichten van de governance  rondom Microsoft Teams, Planner en OneNote en het inrichten van bedrijfsbreed Intranet op basis van SharePoint Online met specifieke afdelingssites en afdelingsdocumentsites. Be-Sync helpt 4PS klanten ook bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen via klantspecifieke apps op het Microsoft Power platform (Power Apps en Power Automate).  Op 1 mei 2020 nam 4PS een strategisch belang in de activiteiten van Be-Sync. Door deze krachtige organisaties samen te voegen kunnen alle aangeboden Microsoftproducten, -diensten en platforms worden bediend waarbij de klant maar één aanspreekpunt heeft.

Business Software 4PS Construct

4PS Construct is innovatieve business software speciaal voor de bouwnijverheid. Een volledige cloud service gebaseerd op het meest gebruiksvriendelijke en moderne platform van dit moment: Microsoft Dynamics 365 Business Central.

4PS Construct is een totaaloplossing. Het ondersteunt uw bedrijfsprocessen in de voorbereiding, uitvoering én nazorg. Met elke nieuwe release profiteert u automatisch mee van de nieuwste technologie en best practices uit de branche.

Meer informatie

Gebaseerd op Microsoft Dynamics 365

Ons partnerschap met Microsoft is belangrijk. We zijn onafscheidelijk, maar wel uniek. Ons ERP-systeem 4PS Construct is gebaseerd op het betrouwbare en toekomstbestendige platform Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wat door miljoenen mensen over de hele wereld wordt gebruikt.

Als Gold Partner van Microsoft hebben we op het platform Business Central specifiek voor uw branche software ontworpen: de bouw, GWW en installatie. Dankzij onze integratie met Dynamics 365 én Microsoft als organisatie, bieden we u de beste software ondersteuning. Tijdens, maar ook na de implementatie.